泛微协同办公管理平台（e-cology）——上海YKK协同HRM系统应用

公司背景

        上海YKK于1992年由世界上最大的拉链制造、销售集团-日本YKK投资成立。公司生产和销售各种拉链，产品包括：金属、尼龙、树脂拉链，。作为YKK在中国大陆第一个拉链生产基地,上海YKK拥有一流的生产设备，采用了YKK集团独有的生产体系。其设立于闵行的工厂目前总占地61000平方米。工厂坚持品质至上，先后于98年，99年取得了ISO9002, ISO14001的国际认证，又在2000年底取得了OHSAS18001的国际认证。其次，公司的物流中心位于外高桥保税区，占地3600平方米，已成为上海YKK与国内外企业进行国际贸易与转口贸易的窗口。上海YKK拥有完善的销售网络，以及朝气蓬勃的销售队伍，其营业所位于浦东陆家嘴金融贸易区，并在全国范围内设有12个办事处，为客户提供了最便捷的购买渠道与最优质的服务。

信息化需求

        作为一家拥有先进管理理念的跨国企业，YKK已经建立了一套比较规范的人力资源管理方法。但是随着公司规模的不断发展和扩大，YKK逐渐意识到，仅靠原有的管理方法已经不足以应对千变万化的实际情况。人力资源部门面对大量的信息，无法有效的将其中所需的重要信息提取出来，并作出 相应的判断和处理。管理者的决策只能依靠报表数据，在浪费大量的人力物力同时无法作到实时监控，难以保证数据的准确性。
        为此，YKK非常需要一套具有先进的管理思想又适应其管理模式的人力资源管理系统，来统一规划企业内部的人力资源管理，实现资源的有效共享和内部员工的顺畅沟通。YKK在人力资源管理系统选型时提出了以下具体要求：
        -优化业务流程、缩短事务处理周期
        -及时更新数据库，简化和精确薪资计算
        -完善考勤系统，提高工作效率
        -提供清晰的数据分析统计，简化预算等复杂性操作
        -利用严密的权限控制以保证薪资及人员资料的保密性

解决方案

        基于上海YKK的信息化目标和需求，泛微提出了一套基于组织和角色的协同HRM解决方案，通过一个协同工作平台电子化、规范化YKK人力资源部门的业务流程，员工数据结构化，完全简化了对员工数据的维护和处理。同时提供强大的报表功能，可以使企业从多角度对人力资源进行分析。其主要功能如下：
1） 基于组织和角色的人力资源管理
        泛微协同HRM解决方案是基于对用户的组织、职务及其角色定位而建立的人力资源管理系统。可以根据企业实际状况定义企业的组织结构，相应的，用户在这个组织结构中都有自己的准确定位，包括所属部门、职务、安全级别、工作级别等。另外，系统内置了一百多种权限定义，在此基础上，企业可以设置无限的权限组合以形成特定的人员角色定义，并将此角色分配给相应的员工。
2） 结构化存储人力资源数据
        泛微协同HRM解决方案提供了全套的人力资源数据结构，包括：个人基本信息、系统登录信息、办公信息、家庭信息、工作信息、组织信息、帐户信息、教育和培训信息、薪酬福利、考勤、角色和级别信息等，对各种结构化和非结构化的员工资料进行统一、明晰、高效的管理。
3） 考勤管理
        泛微协同HRM解决方案可以对员工的出勤情况进行统计。通过与e-Workflow的结合，可以自动根据员工的相关请求计算员工的缺勤、休假、加班，并自动根据设定的薪酬计算方法对员工的工资进行调整。
4） 薪酬管理
        通过与e-Financials的集成，根据员工的职务、技能和绩效定义相应的薪酬，并且可根据员工的职务变动、出勤情况进行调整。
5） 成本管理
        泛微协同HRM解决方案可以定义一个员工对应某个或某几个成本中心，通过与泛微财务管理e-Financials的结合，个人预算和开支情况都将对应这些成本中心进行多角度的成本核算。
6） 个人工作安排
        使得员工非常容易地对自己的工作进行统筹安排，通过e-HRM与e-Workflow和e-Project的集成，员工可以管理自己的会议安排、个人工作计划和项目安排，在一张日程表上员工的所有工作安排一目了然，并且还可以方便地获得这些工作安排的最具体的细节。
7） 在线工作查看
        对于上司来说，只需轻点鼠标就可以查看下属的所有工作和个人相关情况，例如对于销售经理，他只需要从一个信息的归集页面便可以看到他下属的销售人员负责的客户情况、目前正在处理的工作、待审批的合同和方案书、负责的项目情况、预算和开支等，从而帮助经理迅速作出相应的措施，再也不必电话跟踪或亲临现场。
8） 工作委派
        通过泛微协同HRM可以非常方便地对工作进行委派。例如由于特殊原因而不再负责某个或某几个客户的跟踪事务，可以选择将这些客户工作转移到被委派的人员那里。同样也可以进行项目工作的委派。工作委派使事务移交过程变得极为便捷，e-cology保证事务在移交过程中所有相关数据的完整性和正确性。
9） 招聘管理
        提供在线招聘信息的编辑、发布和查询功能。向应聘人员提供空缺职位的详细信息并支持应聘简历的在线发送。e-HRM维护一个动态的人力资源库，企业可以对应聘人员进行比较并发送邮件。与e-Document的集成可以为这些邮件定义统一的版式。
10） 分析报告
        泛微协同HRM可以让管理层从组织图表的层面对人力资源相关数据进行宏观面上的查看和分析，包括人员的角色、安全级别、工作级别、年龄、工作类型等；提供对员工的考勤、财务、工作情况、培训情况、业务表现等方面的统计报告，支持企业对员工进行考核考评及事业规划。
11） 事务处理
        所有相关人力资源的事务，如请假、升职、招聘、出差、借款、工作报告、个人计划安排等都可以在系统中进行定义。通过泛微协同HRM的工作流程管理，可完成对这些事务的处理并自动更新相关的数据库。

实施步骤

        整个项目分为三个阶段进行实施：前期准备、实施与培训、跟踪测试。
第一阶段：前期准备
        为了更好的实施，泛微项目小组与YKK相关人员进行了充分的交流和沟通，确定了明确的时间表以及每个阶段的实施目标和各项目成员的主要任务。同时完善了YKK原有的数据库系统，并就系统的平台支持等问题进行了良好的沟通和准备。
第二阶段：实施与培训
        泛微通过对YKK业务流程的分析，统一进行了系统设置，制订了统一的人力资源管理流程，人事方面包括新员工入职、转正、续签、调动、离职等，功能方面包括组织结构、培训管理、招聘管理、合同管理、考勤管理等。 随着实施的深入，泛微项目成员着重对功能的使用、系统的设置以及模块的连接等进行了用户培训，并为终端用户提供了规范的操作和使用手册。
第三阶段：跟踪测试
        在项目实施后期的跟踪测试阶段，泛微项目小组对系统的所有设置进行了测试，以观察是否和如期的目标一致。技术顾问现场观察，通过电话、Email、传真咨询，以及远程系统登陆，解决各种各样的问题。经过终端用户对系统的各项功能细致测试，一方面操作者熟练了系统应用操作，另一方面也及时解决了存在的许多细小的设置、应用等问题。

使用效果

        通过实施泛微协同HRM解决方案，为YKK搭建了一个协同统一，不受地域限制的人力资源管理平台，电子化工作流程使得人力资源部门的业务运作更加有序高效，大大提高了其事务处理的工作效率和质量，有效的加强了YKK的财务监控制及预算管理，公司的领导层可实时了解员工的工作状态，有效数据的及时展现可帮助管理层作出正确的决策分析。